Vade-mecum de recrutement et fidélisation des bénévoles

INTO Vade-mecum de recrutement et fidélisation des bénévoles, par Julie Thompson, INTO bénévoles, mise à jour Juin 2014
Pour une organisation comme INTO, les bénévoles sont une ressource absolument essentielle, car avec un seul salarié, il dépend presque entièrement sur eux pour atteindre ses objectifs. Il est donc important que les bénévoles avec les compétences et l’expérience appropriées sont recrutés, gérés et soutenus pour aider à atteindre leurs objectifs et de reconnaître que la relation de bénévolat peut être l’un des avantages mutuels.
Ce petit guide a été élaboré pour aider quelqu’un dans INTO pour recruter, gérer et fidéliser des bénévoles et de fournir un aperçu des bonnes pratiques.
définitions
Il n’y a pas une définition du bénévolat, mais il peut généralement être décrite comme une «activité non rémunérée où quelqu’un donne de leur temps pour aider une organisation ou un individu qui ne sont pas liées à ‘. L’ONU a une longue définition et résumer cela, il est possible d’identifier quatre étapes de l’activité bénévole – entraide ou d’auto-assistance, la philanthropie ou le service à d’autres; l’engagement ou la participation civique; plaidoyer et de campagne.
Pourquoi faire du bénévolat?
Il ya eu un certain nombre d’études qui montrent que le bénévolat est bon pour la santé d’une personne! La recherche montre aussi que les gens se portent volontaires pour un certain nombre de raisons, y compris:
– Pour donner quelque chose en retour ou «faire le bien»
– Engagement à une cause particulière
– Pour utiliser leurs compétences existantes dans un nouvel environnement ou
– Développer de nouvelles compétences / élargir CV
– Pour remplir le temps libre de façon productive
– Pour rencontrer des gens / faire partie d’une équipe
– Comme un itinéraire dans le travail
Les raisons et les motivations d’une personne peuvent changer au fil du temps et il est également intéressant d’examiner les différents types de bénévoles:
Bénévoles vaillants: souvent caractérisés par un investissement psychologique forte pour les objectifs et les buts de l’organisation. Ils sont souvent dédiés à la cause et se engageront à long terme. Le bénévolat peut presque devenu une partie de leur identité.
Stepping Stone bénévoles: voir le bénévolat comme un moyen de leur but ultime. Des exemples de ce qui pourrait inclure ceux qui cherchent à retourner au travail ou un étudiant à la recherche d’expérience pour leur CV. Ils peuvent ne pas être volontaires à long terme pour l’organisation.
Bénévoles projet Hopper: se déplacent souvent d’une organisation à l’autre, le bénévolat pour des périodes de temps limitées. Cela pourrait être quelqu’un qui aime travailler sur les engagements de projets différents et à court terme, mais le bénévolat est souvent partie d’un état d’esprit, donc ils vont continuer retour au bénévolat.
Comprendre les différents types de volontaires potentiel aidera les personnes de match à l’rôle le plus approprié. Par exemple, une pierre bénévole renforcement qui est également à la recherche d’un emploi peut être le mieux adapté à un rôle axé sur les projets ou horizon fini en première instance. Pour une autre personne qui est principalement motivée par le désir de socialiser, il convient de réfléchir à la façon dont cela pourrait se faire se ils seront basés à la maison.
Dans le cas de nombreuses organisations, dont INTO, les bénévoles pourraient aussi être des donateurs, des membres ou des dirigeants des organisations membres INTO etc afin qu’ils peuvent avoir plusieurs relations différentes avec l’organisation, ce qui est important à retenir.
Les bonnes pratiques dans la gestion des bénévoles
Il existe des moyens que les petits organismes de bienfaisance peuvent recruter et retenir des bénévoles enthousiastes sans créer de bureaucratie indésirables. Voici quelques suggestions:
Descriptions de rôles
Descriptions de rôle sont la pierre angulaire de toute relation des bénévoles et une devraient être créés pour chaque bénévole. Pour maximiser l’efficacité organisationnelle, les rôles créés doivent être directement liés aux objectifs de INTO, lorsque cela est possible. La description de rôle permet aux bénévoles potentiels pour correspondre à leurs propres compétences et expériences aux besoins et, tout aussi important, assure que l’ambiguïté est évité. La recherche montre que les bénévoles sont beaucoup plus susceptibles d’être motivés et retenu si les tâches et les attentes sont claires. Où un volontaire est recruté sans une description de rôle, un aperçu des responsabilités devrait être convenue d’avance (idéalement par écrit) et ceux-ci peut être développée ultérieurement. Cependant il peut être tentant de se appuyer sur un «contrat psychologique» ou promesses non écrites, la désillusion peut rapidement se installer si les attentes ne sont pas respectées et il peut alors être plus difficile de remettre les choses sur la bonne voie.
Ce qu’il faut inclure dans une description de rôle:
– Description des responsabilités et des tâches
– Des compétences / expériences requises pour le rôle
– Une indication de l’engagement de temps vraisemblablement requise
– Informations sur INTO
– La politique de dépenses
N. B. Il est important d’indiquer que le rôle est volontaire et non contractuelle.
L’utilisation de termes d’emploi doit être évitée par exemple l’emploi, travail, etc. De même, il est essentiel d’orienter clairement d’énoncer des engagements minimaux ou précisément définis temps que ceux-ci peut impliquer un devoir. Heureusement, la plupart des rôles probables INTO peut être géré autour propres contraintes de chaque bénévoles et volontaires devraient être encouragés à gérer leur temps.
Ce est une bonne pratique de ne pas inclure trop de tâches banales dans le rôle et chaque volontaire devrait être encouragé à être habilité – à «propre» ou d’être responsable d’un morceau particulier de travail ou d’un projet, si possible.
Descriptions de rôles peuvent être considérés comme des «documents vivants» et une fois qu’on a été préparé, feront les étapes suivantes beaucoup plus facile.
Promouvoir l’occasion de bénévolat
Grands organismes de bienfaisance, comme le National Trust, ont un certain nombre de façons d’attirer des bénévoles: des tracts aux lieux patrimoniaux, le bouche-à-bouche par des bénévoles existants et un vaste programme Stagiaire etc. Les petites entités telles que INTO généralement, mais pas toujours, besoin d’utiliser d’autres méthodes – y compris la publicité – car il est essentiel d’attirer et de recruter des personnes ayant les compétences appropriées pour le rôle. Il ya un certain nombre de choses à considérer lorsque ce est le cas, y compris:
Où faire de la publicité: Il ya un certain nombre de sites spécifiques caritatives qui peuvent être utilisés pour promouvoir les rôles et certains modèles offrent qui peuvent être remplis. Les bons incluent do-it.org dans le Royaume-Uni et en Australie cherchent. Les rôles peuvent également être annoncés sur le site Web INTO toutefois une approche plus ciblée de la publicité peut également être nécessaire, par exemple le rôle de la publicité dans le pays le bénévole est susceptible d’être basée dans et / ou peut-être sur une INTO le site Web de membre.
Ce qu’il faut inclure sur la liste: Il est important de réfléchir sur les avantages qu’il pourrait y avoir pour les bénévoles potentiels (pensez «ce qu’il ya dedans pour moi”?) Et ceux-ci doivent être explicites sur l’annonce. (Il pourrait se agir de faire partie d’une équipe internationale, la responsabilité pour un projet ou un morceau de travail, etc. particulier). Il est également essentiel d’inclure des informations sur INTO, et si possible, cela devrait être uniforme dans toutes les annonces. De nombreuses organisations utilisent annonces de recrutement comme un moyen d’accroître la sensibilisation de leur marque ou une cause.
Contrôle de l’efficacité: La plupart des sites facturent organismes de bienfaisance pour faire connaître leurs rôles. Il est donc essentiel de veiller à ce que l’annonce est bien écrit et contient les informations ci-dessus, ainsi que la description de poste. Idéalement, les annonces qui ne donnent pas de réponse devraient être soit révisés et re-annoncés ou pris vers le bas à partir du site après un mois. Les bénévoles potentiels peuvent être dissuadés d’appliquer pour les rôles qui ont été sur des sites Web pendant une longue période.
Sélection et Interviews
Si tout va bien, il devrait y avoir un certain intérêt dans la possibilité de bénévolat et les candidats devraient être invités à soumettre un CV, si cela n’a pas été indiqué sur l’annonce. Ce est une requête standard et la plupart des candidats doivent se attendre cela. Un CV est un des meilleurs moyens de vérifier l’aptitude d’un individu dans la première instance. Ce est aussi une bonne idée de demander aux candidats à envoyer un brève note de couverture d’indiquer pourquoi ils sont intéressés par le rôle. Cela peut donner un aperçu supplémentaire dans l’intérêt des niveaux, la motivation et les compétences de l’individu, surtout se ils postulent pour une occasion qui est radicalement différent de ne importe quoi sur leur CV!
Pour les personnes où vous vous sentez il ya un bon match, les inviter pour une entrevue. Chaque candidat doit recevoir une réponse rapide, pour les remercier de leur intérêt.
Le mot «entretien» sonne formelle, mais il est impératif qu’une réunion a lieu, ce qui pourrait être une discussion autour d’un café, sur le téléphone ou via Skype. Non seulement cela aide le bénévole potentiel d’évaluer leur propre intérêt et la pertinence pour un rôle, il permet à l’intervieweur la chance de comprendre les attentes et les motivations de la requérante (pilier / projet trémie etc). Une bonne façon de commencer est de poser des questions ouvertes, par exemple ce qu’ils espèrent sortir du bénévolat, etc. Là où il ya des liens et une bonne adéquation avec les compétences / objectifs / engagements de temps du bénévolat il ya une chance forte la relation de bénévolat sera épanouir.
Gestion et la communication avec les bénévoles
La plupart des bénévoles trouver régulière motivante de communication. Enfait, le manque de communication est une des principales raisons pour que les bénévoles deviennent insatisfaits. Ce est très important d’écouter bénévoles et répondre à leurs demandes ou des préoccupations dès que possible. Pour maintenir l’engagement, il est essentiel de garder les bénévoles informés.
La relation de bénévolat est un autre à la relation de rapports employeur / employé. En effet, certains bénévoles peuvent savourer leur nature «esprit libre», comme ils ne sont pas liés par un contrat de travail. Cet aspect peut ajouter à la complexité de la gestion des bénévoles, mais il n’a pas besoin d’être un processus bureaucratique et doit être adapté à l’individu et leur rôle. Il devrait y avoir une occasion pour les deux parties à donner et recevoir de la rétroaction périodique – disent tous les six mois. Ce est particulièrement important lorsque le bénévole travaille à distance / indépendamment ou pour quelqu’un qui est un bénévole à long terme. La conversation (que ce soit en face-à-face ou au téléphone) ne doit pas être long, mais il devrait avoir une structure: peut-être un examen du rôle Description / objectifs et la mise en nouvelles pour les 6-12 prochains mois. Ce est une bonne occasion de revoir les motivations du bénévolat et de se assurer que INTO est la hauteur des espoirs, en particulier là où l’individu manque d’expérience de travail ou de développer leurs compétences.
Maintien et reconnaissance
La plupart des bénévoles, comme les employés, aiment se sentir un sentiment d’accomplissement et d’être reconnu d’une certaine manière pour leur travail. Des études montrent que les bénévoles sont motivés et conservés en ayant des attentes claires, se sentant habilité et ayant la possibilité de donner et recevoir des commentaires. Veiller à ce que les bénévoles se sentent valorisés contribuera également à les conserver. Tout comme les motivations pour le bénévolat et la situation personnelle varient selon l’individu, de sorte que les gens ne souhaitent être récompensés ou reconnus pour leurs contributions. La meilleure façon de le faire est pour le gestionnaire d’apprendre à connaître la personne et de comprendre ce qu’ils recherchent.
Conclusion et recommandations
Le recrutement et la fidélisation des bénévoles motivés et appropriés a un impact énorme sur tous les organismes de bienfaisance, y compris INTO. Que le bénévole fait partie du secrétariat ou du conseil INTO INTO, ce guide est tout aussi pertinente. Les principaux points de synthèse sont:
• descriptions de rôle devrait être la pierre angulaire de tous les rôles et devraient être préparé avant le volontaire est recruté: même un document de base suffira. Le rôle doit être directement lié aux objectifs de INTO.
• La publicité sur Internet est une partie importante de la promotion de rôles. Besoins pensé à donner au contenu de l’annonce à inclure des informations sur INTO et l’équipe que le bénévole sera partie. Certaines organisations annoncent la description du rôle de seul – cela devrait être évité.
• Annonce besoin d’être rafraîchi ou pris vers le bas et édité après un mois, même si aucun des candidats appropriés se sont présentés. Les gens ont tendance à être mis hors appliquer pour les rôles se ils ont été annoncés pendant une longue période.
• Apprenez à comprendre les raisons de chaque bénévole potentiel de bénévolat et de réfléchir à ce type de bénévolat, ils sont, en plus d’évaluer leurs compétences lors de l’entretien.
• Il devrait y avoir un examen périodique de la façon dont les bénévoles progressent – disent tous les six mois. Ceci est particulièrement important pour les bénévoles qui travaillent à distance! Cela devrait donner à la fois INTO et le volontaire la chance de rétroaction et d’assurer que tous les bénévoles contribuent aux objectifs de INTO.
• La reconnaissance est importante, d’autant que les bénévoles sont non salarié. Il est important de comprendre chaque bénévole et donner à chaque personne la reconnaissance appropriée pour eux.
Sources
NCVO : www.ncvo.org
Institute for Volunteering Research : www.ivr.org.uk
National Trust volunteering resources
Do-It : www.do-it.org.uk
Seek Australia : www.seek.com.au
How to run a Charity /Marr
Volunteer Managers Handbook / McCrudden
About.com/what volunteers want

Written by Julie Thompson, updated June 2014